Правила оптимизации бизнес-процессов

Всякий собственник бизнеса хочет, чтобы его компания была конкурентоспособной, эффективной и приносила ему прибыль. Бизнесмен предпринимает для этого различные действия, интуитивно или, опираясь на ранее наработанный опыт. Эта статья для тех бизнес-леди, чей бизнес требует структурирования деятельности. Но, обо всем по порядку.

Кому нужна оптимизация бизнес-процессов?

Оптимизация бизнес-процессов нужна в принципе не всем организациям. Молодые компании еще просто не доросли до этой стадии, им нужно сосредоточиться на решении других задач. Если компания не приносит доходов, тоже необходимо принимать другие меры. Насущной потребность в оптимизации бизнес-процессов становится для организаций, достигших определенного этапа своего развития. А именно: этапа бурного роста или, по классификации И. Адизеса, он называется «Юность». В этот период компания стремительно растет, амбициозные сотрудники делают головокружительную карьеру, становясь начальниками вновь созданных отделов. Быстро растет штат компании, усложняются взаимодействия между подразделениями. Вот в этот момент оптимизация бизнес-процессов в компании становится наиболее актуальной. Также оптимизация бизнеса будет полезна компаниям, имеющим несколько филиалов и обслуживающих много клиентов.

Что дает оптимизация бизнес-процессов?

Есть два значимых параметра жизни и развития организации — гибкость и контролируемость (управляемость). Молодые организации очень гибкие и подвижные, но имеет место слабая управляемость. Когда организация достигает этапа бурного роста, необходимо существенно увеличить контролируемость организации, не теряя гибкости. Этому и может помочь оптимизация основных бизнес-процессов на предприятии или в организации.

Что такое оптимизация? Это согласование различных бизнес-процессов между собой так, чтобы «выход» из одного процесса стал «входом» в другой. «Разрывы» в бизнес-процессах часто становятся предметом конфликтов между различными подразделениями и отдельными сотрудниками. Устранить их можно, описав и регламентировав все нестыковки.

Правила оптимизации бизнес-процессов?

Для того чтобы оптимизация бизнес-процессов в организации была успешной, необходимо соблюдать ряд правил. Перечислю некоторые из них:

• Оптимизацию стоит проводить, когда предприятие в своем развитии подходит этапу регулярного менеджмента. Здесь она поможет вам закрепить работающие бизнес-процессы, тогда компания будет продолжать развиваться, опираясь на них.
• Так же важно — правильная и четкая постанова задачи, для этого необходимо ответить на вопросы: Что нужно улучшить? Для чего мы это делаем? Чего мы хотим добиться в результате? В какие-сроки?
• Начиная оптимизацию бизнеса, необходимо создать внутри организации рабочую группу и назначить руководителя проекта. Нужно обязательно наделить его соответствующими полномочиями и ресурсами.
• Собственник в организации должен активно участвовать в деле оптимизации бизнес-процессов, быть ее заказчиком и, одновременно, главным руководителем.
• Регламенты и правила – это не догма. Поэтому время от времени стоит проводить мониторинг работы основных бизнес-процессов и вносить необходимые изменения.
• Важно понимать, что подлинная оптимизация процессов увеличивает нагрузку на рядовых исполнителей. Поэтому, чтобы минимизировать сопротивление изменениям, стоит привлекать персонал к оптимизации бизнес-процессов.